キャリアステーション

教わる機会も聞く機会もないまま、我流で覚えてしまっている方が多いのではないでしょうか。私がそうです。

 

さらに昨今はSNSがコミュニケーションの主流になっているため

若者→　メールなんか普段書かないし～

大人→　ネット世代なんだからメールくらいお手の物だろ？

といった表面化しにくい（しかし深い）世代間の認識の行き違いがあり、試しにクライアントあてのメールを書いてもらったら

その独創的な内容に戦慄するようなことも。

 

そんなわけで、いまさら人に聞けないあなたのために間違いがちなポイントをまとめてみました。

長くなりましたが推敲せずに勢いよくアップします。

 

 

****　メール以前の問題編　****

◎原則として、お詫びは直接対面と電話で。ここは時代がどう変わろうと同じです。

メールで済ませる際は「ここで関係が切れてもいい」と受け取られる覚悟で。

 

 

****　送受信編　****

◎TO・CCに複数の宛先が入っているメールは、「全員へ返信」から返すのが基本です。返信先以外の人から

「あの人だけ返信よこさないね」と言われてるかもしれませんよ。

◎CCで受け取った相手は、「自分から返信の必要はない。確認も今すぐにではなく、求められてからでもOK」という認識をします。

リアルタイムの確認が欲しければ TO に入れましょう。

◎「ビーシーシーで送っておいて」と言われて、意味が分からないなら「分かりました」という返事はしないこと。

1文字しか違いませんが、「個人情報一斉漏洩、誤ってCCで全顧客へ送信」というタイトルで報道されるか否かくらいかけ離れています。

◎「カーボンコピー／ブラインドカーボンコピー」はもはや豆知識のたぐいです。素直にシーシーとかビーシーシーと読みましょう。

 

 

****　文章書き出し・書き終わり編　****

◎件名に「お疲れ様です」とか、「△△会社　山田太郎です」とか書いている人はただちに止めましょう。

業務で大量にメールを処理する人は、件名から今開くべきものかどうかをある程度判断しています。

件名に会社名を入れたい事情があるなら、「◎◎の件／キャリアステーション」などとしましょう。

◎「お世話になります」は「お世話になっております」の略語ではありません。これから取引を始める予定の相手に

「まだお世話してないけど・・・？」って言われちゃいます。

◎初めてや久しぶりの相手でなければ、時候の挨拶は要りません。いつもお世話になっております　程度でOK。

◎Re: で複数回やり取りする場合、2回目の返信からはいわゆる「飾り付き署名」は省きます。

え、俺ずっと付けてるよ？　という方は、試しに印刷してみて紙資源の浪費っぷりを確認しましょう。

 

 

****　文章編　****

◎「さて」とか「そこで」とか接続語に悩んでいる暇があったら、箇条書きにしましょう。

◎押印～回覧するような文書とは違い、「・・・」などの最低限の修飾は使えます。

言い回しをあれこれ考えるのは勉強にはなりますが、メールにおいては簡潔にニュアンスを伝えることの方が優先です。

◎見やすさは色を付けたりフォントを大きくすることでなく、可能な限り字下げと段落で表現してください。

あなたの思う通りに装飾できているのは、あなたのPC上でだけです。

◎さらに携帯相手には、その字下げも改行もしばしば無意味です。視認性を優先して文章量を最低限にし、詳しい解説は電話で。

◎個人ブログでよく見かけるような、やたらな改行も無意味です。2行空けは今日から止めましょう。

◎本文があまりにもダラダラ長くなるようなら「添付をご確認ください」として別紙にまとめ、本文はその説明にとどめます。

結論として何をして欲しいかが正しく伝わるのが最優先です。

◎やむを得ない場合を除き、一通のメールの中に複数の要求を盛り込むのは良くて2件まで。

「～をご確認下さい」「なお、～についても教えて下さい」「合わせて、～の件をご指示願います」と盛り沢山なメールに

あなたの思う正しい返信はたいがい帰ってきません。面倒でも分けて送信しましょう。

 

 

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以上、念のためあちこち調べつつ書きましたがご参考になりますでしょうか。

もちろん一番参考にせねばならないのは他でもない私自身であり、すなわちお前が言うな。

 

by　もぞこき